Certificado digital é uma forma de comprovação virtual de uma pessoa física ou empresa, ela é um documento de identificação online, como a identidade de uma pessoa.

Ela é utilizada para vários fins como, acesso a sistemas eletrônicos restritos, comprovação de identidade, trabalhar por sistemas virtuais e assinar documentos de forma virtual, sem que necessite de papel e caneta e, além disso, não precisa reconhecer firma em cartório, facilitando e agilizando bastante os processos.

Possibilidades e vantagens de ter o certificado digital

Assinar documentos

Com o certificado digital, uma pessoa física ou empresa pode assinar documentos de forma virtual, onde utiliza um arquivo eletrônico com os dados da pessoa ou empresa, validando legalmente a assinatura de qualquer documento utilizado por alguém autorizado.

Essa possibilidade traz uma agilidade enorme nos processos de recebimento de documento e assinatura, onde sem ele, há após o envio do documento, a espera da disponibilidade do responsável por assinar, já com o certificado, não há necessidade do uso papel e caneta, fazendo com que a assinatura e o reenvio sejam feitos com maior agilidade e práticidade. 

Segurança e comodidade

O uso do certificado traz uma grande segurança por várias questões como, não haver extravio de documentos, já que é feito de forma online e direta, diminui de forma considerável as chances de falsificação de assinatura, já que o certificado possui duas chaves e só as pessoas autorizadas tem acesso a elas. Essas chaves são: 

  • Chave privada: essa chave faz a leitura da criptografia dos dados da pessoa ou empresa, onde há a comprovação da identidade.
  • Chave pública: através dessa chave é feito o envio das informações e dados criptógrafos

Para validação de uma assinatura digital é preciso obrigatoriamente, ter sido emitido por uma certificadora credenciada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação – ITI.

Utilização do certificado digital

O certificado digital te dá possibilidades de assinar documentos de forma digital, ter acesso a sistemas restritos, como órgãos públicos, por exemplo, INSS e Receita Federal. Além disso, profissionais de várias áreas podem utilizar do certificado no trabalho, onde após a comprovação da identidade, realiza-se atividades à distância através do uso de sistemas específicos como:

  • e-Saúde: utilizado por profissionais da saúde, onde realizam atividades como prontuários eletrônicos, emissão de atestados e prescrição de remédio.
  • e-Jurídico: sistema utilizado para advogados realizarem atividades de forma remota como, acesso a processos e assinatura de petições e procurações.
  • e-Contador: para contadores utilizarem do sistema para assinar documentos e enviarem informações aos órgãos públicos.

Com todas essas funções, vemos o quanto o uso do certificado digital deixa mais prático e ágil processos do dia a dia de um profissional ou empresa, além de trazer comodidade de poder realizar atividades de qualquer local.

Porque é necessário ter um certificado digital em sua empresa?

O Certificado digital te proporciona acesso aos órgãos públicos, praticamente todas as empresas precisam, e até mesmo no próprio serviço público, certas atividades só podem ser feitas com o uso desse certificado.  O único tipo de empresa que não há obrigatoriedade em tê-lo são aquelas que possuem apenas um empregado optou pelo regime tributário Simples Nacional. Possibilidades geradas pelo certificado digital:

 

  • Emissão de nota fiscal eletrônica: para emissão de nota fiscal eletrônica é necessário ter um certificado digital, com exceção para empresas que desejam utilizar da NFA-e (nota fiscal avulsa eletrônica)
  • Compromissos fiscais: compromissos como SPED(Sistema Público de Escrituração Digital) e Sistema Integrado de Comércio Exterior (Siscomex).
  • e-Social: o e-Social tem como ideia principal unir em um só lugar as obrigações trabalhistas (chamadas de Obrigações Acessórias);
  • e-CAC: já o e-CAC tem como objetivo a comunicação do contribuinte com a receita federal.
  • Segurança: através de um certificado SSL (Secure Sockets Layer), você gera uma maior segurança por estabelecer uma criptografia na comunicação um programa sendo utilizado e um site.

Tipos de certificados

Existem dois principais tipos de certificado, o tipo A e o tipo S, cada um deles tem uma função e características diferentes:

  • Tipo A: serve para identificar e autentificar assinaturas, operações e documentos, com os principais tipos sendo A1 que é armazenado em um computador com validade de um ano e o A3 que pode ser armazenado em um dispositivo de fácil transporte semelhante a um pendrive ou em cartão denominado “SmartCard”, onde é necessário um leitor específico e ambos têm validade de um a três anos.
  • Tipo S: o certificado de sigilo, como o nome já diz, tem como objetivo criptografar os dados, trazendo sigilo à uma determinada transação, onde apenas quem possui um certificado autorizado terá acesso as informações.

Renovação

A renovação da certificado digital de pessoas físicas ou empresas, é feita de forma total online ou por vídeo conferência pelo próprio site da Autoridade certificadora, onde foi adquirido ou por qualquer outra credenciada. Sendo assim, na maioria dos casos não há necessidade de ser feita de forma presencial, mas se for da preferência do cliente, qualquer tipo de certificado digital pode ser renovado presencialmente.

Quando a renovação dos tipos A1 (e-CPF, e-CNPJ e NF-e) e A3 (cartão ou token) é realizada dentro da validade, pode ser feita totalmente online. Se o prazo de validade já tiver expirado, a renovação é feita por vídeo chamada.

Existem alguns casos onde há obrigatoriedade da renovação ser realizada de forma presencial, como em casos de alteração no cadastro ou sem biometria cadastrada, no caso dos tipos A1 e A3 e-CNPJ.